Аудит работы тендерного отдела
По результатам исследований, проведенных по данным более 1000 компаний нашей страны, в 70% случаев эффективность работы тендерного отдела не превышает 25%. Основными причинами печальной статистики являются:- ошибки при поиске и отборе закупок;
- подготовка бОльшего объёма документов, чем требует закон;
- проблема контроля трудозатрат менеджера на подготовку заявки;
- низкая мотивация сотрудников.
Чаще всего менеджеры отбирают закупки, по которым легко подготовить заявку на участие. И неважно, что участие в данной закупке с 99-ти процентной вероятностью закончится поражением - менеджер гордо отметит в отчете "+1" к поданным и допущенным заявкам. Если же подготовка заявки требует знаний, опыта, времени, внимательности и терпения - то менеджер приведёт 101 причину, почему не следует участвовать именно в этой закупке )))
Посредственные знания менеджеров в части требований 44-ФЗ, 223-ФЗ и подзаконных НПА приводят к дополнительному объёму работ по подготовке избыточной документации. Например, в большинстве случаев подачи котировочной заявки по 44-ФЗ достаточно 1-2 листов А4 с указанием наименования закупки, реквизитов участника, согласия, цены и декларирования соответствия. Специалисты тендерного отдела дополнительно прикладывают к котировочной заявке копии учредительных документов, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, копии ранее выполненных договоров с актами выполненных работ, копии благодарственных писем и т.д. Но при рассмотрении котировочных заявок данные документы не интересны заказчику, т.к. решающим фактором является исключительно указанная в заявке стоимость товаров, работ, услуг.
В случаях, когда менеджер всё-таки взял в работу сложную заявку, как правило, существенно завышаются трудозатраты на подготовку. Менеджер демонстрирует бесконечную занятость, с важным видом заявляет, что у него РЖД/Транснефть/Россети/Ростелеком и нужно минимум на 3 дня освободить его от другой работы. При рассмотрении заявки опытным специалистом выясняется, что на подготовку всего комплекта документов требуется на более 4 часов, вместо 24, запрошенных менеджером.
Одним из самых спорных моментов является система мотивации менеджеров тендерного отдела: оклад или процент, процент за поданные/допущенные заявки или за заключенные контракты? Небольшой процент не мотивирует менеджера подавать заявки, высокий процент позволяет сотруднику выиграть одну закупку в месяц и наслаждаться жизнью, отвлекая от работы коллег )
Специалисты нашей компании проведут независимую оценку работы тендерного отдела и предложат мероприятия, максимизирующие прибыль:
1) проанализируют эффективность поиска и отбора закупок;
2) рассчитают нормативные показатели на одного менеджера;
3) предложат различные варианты эффективной мотивации;
4) подготовят заключение и рекомендации;
5) разработают методики, регламенты, инструкции для сотрудников;
6) проконсультируют специалистов отдела с целью устранения основных ошибок в работе;
7) подтвердят эффективность проведеннёх мероприятий на основании данных об увеличении количества заключенных контрактов и снижении трудозатрат.